Системы электронного документооборота

В современных экономических условиях предприятия и организации ищут возможности для обеспечения повышения эффективности своей деятельности и получения различных конкурентных преимуществ. Одним из способов достижения обозначенных задач является совершенствование управленческих процессов компании. При этом основой управления организацией является работа с различными типами документов. Успех компании нередко зависит от своевременности получения той или иной документации и оперативности принятия решений как топ-менеджерами компании, так и менеджерами среднего звена. В связи с этим существенным резервом повышения эффективности деятельности многих компаний является совершенствование документационного обеспечения управления.

В сфере документационного обеспечения управления существует ряд сложностей, среди которых особым образом выделяются следующие проблемы:

• Большие периоды времени, затрачиваемые на создание, согласование и рассылку бумажных документов различных видов;
• Недостаточный контроль исполнительской дисциплины и местонахождения документов, созданных в бумажном виде, а также стадий их генерации;
• Проблемы, связанные с потерей и дублированием уже существующих документов.

Обозначенные проблемы могут быть решены с помощью внедрения и использования систем электронного документооборота (СЭД), которые предоставляют следующие возможности, позволяющие повысить эффективность документационного обеспечения управления процессами компании-заказчика:

• Возможность работы с документами различных видов: входящие документы, исходящие документы, поручения, приказы, распоряжения, договоры и т.п. для максимально полного учета специфики работы с каждым типом документов (этапы работы с документом, особенности маршрутизации и т.п.);
• Назначение ответственного сотрудника за каждый этап работы с документом, что обеспечивает эффективный контроль исполнительской дисциплины;
• Возможность одновременной параллельной работы над документом нескольких пользователей, что позволяет сократить время работы с ним и повысить оперативность его исполнения;
• Возможность оперативного поиска документов по различным свойствам и атрибутам, даже если пользователь обладает минимальной исходной информацией;
• Возможность формирования отчетов различного назначения как по данным реквизитов документов, так и по этапам их обработки, включая количественные характеристики, связанные со сроками обработки документа конкретным пользователем или подразделением;
• Разграничение прав доступа сотрудников к документам и, как следствие, исключение возможности несанкционированного доступа к ним.

Специалисты компании «АБ Систем-Групп» обладают большим опытом разработки и внедрения СЭД различного назначения в государственных и коммерческих организациях. Компания обладает всеми необходимыми для проведения обозначенной деятельности сертификатами.